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Article 27 défi août : l’événementiel

27 août 2018

Contrainte : expliquer en quoi consiste l’événementiel, comment on organise un événement tout en disant ce qui m’attire.

Même si cela peut paraître évident pour certains je vais tout d’abord revenir rapidement sur la notion d’événementiel.

Qu’est ce que l’événementiel ?

Une structure (entreprise, association, collectivité, etc.) organise un événement dans le but de marquer un temps fort (le lancement d’un produit ou d’un service, un anniversaire, une inauguration, des portes ouvertes, etc.) ou servir à travailler sur son image. L’événement peut être aussi bien externe qu’interne, uniquement dédié aux salariés (voire aux fournisseurs, prestataires, partenaires). Il peut durer une heure comme une journée, une semaine ou plus. Il est important de prévoir la sécurité nécessaire, remplir toutes les formalités administratives et réunir toutes les conditions matérielles pour la bonne réussite de l’événement (on ne plaisante pas avec la sécurité). Pensez également au confort des participants.

Les contraintes de l’événementiel

Organiser un événement nécessite une grande rigueur dans la préparation et la communication. On doit se préparer à tous les retours possibles, positifs comme négatifs. Un événement peut ne pas plaire au public, on peut recevoir des critiques de journalistes, etc. Il faut anticiper au maximum pour pouvoir répondre de manière réactive. On peut avoir plus de succès qu’escompté ou au contraire essuyer un échec. Il faut être capable de rebondir selon les cas de figure.

Les points principaux à prendre en compte pour l’organisation d’un événement

  • bien réfléchir et se poser les bonnes questions avant de se lancer (on ne se lance pas dans l’organisation d’un événement à la légère, on pèse le pour et le contre) ;
  • définir l’objectif de l’événement, le budget que l’on peut allouer et voir les moyens humains dont on dispose (Si l’événement est externe, pensez à sa valorisation en interne, faites participer des salariés, impliquez-les pour les mettre en avant vis-à-vis du public) ;
  • préciser la cible (le nombre de personnes que l’on souhaite attirer) pour choisir le lieu adéquat ;
  • concevoir l’événement (définir s’il fera fait entièrement en interne, si on fait appel à des prestataires, établir un rétroplanning précis pour mieux maîtriser les choses et prévoir de la marge) ;
  • valoriser l’événement et ses acteurs, communiquer efficacement : définir la stratégie de communication, les supports et tout mettre en oeuvre ;
  • évaluer les retombées (en termes d’image, de vente, retombées presse, la participation, etc.). Pensez à faire une enquête avant l’événement et refaire la même après celui-ci pour établir des conclusions sur ce qu’il a apporté.

Les qualités nécessaires pour l’événementiel

Etre organisé, disponible, réactif, à l’écoute, rigoureux, patient, aimer et savoir encadrer des équipes, bien résister au stress, être créatif et imaginatif. Il est important également de bien connaître la communication (pour définir une bonne stratégie), être à l’aise à l’écrit comme à l’oral et maîtriser  les outils de bureautique et de communication (pour l’élaboration des supports de communication).

Qu’est ce qui m’attire dans l’événementiel ?

Lors de ma formation en communication, j’étais toujours impatiente à l’idée de suivre les cours de communication événementielle. A chaque fois, une certaine excitation m’envahissait et je m’imaginais sur place. Plus tard, au moment de mes stages et de mes premières expériences professionnelles, j’ai pu confirmer cet intérêt. Plus récemment, c’est avec Chakaiclub, ma boutique de thé en ligne que j’ai organisé des ateliers  de dégustation, des lancements de produit (à l’occasion de mon calendrier de l’Avent notamment), ou encore une découverte avec des influenceuses, etc.) et participé à différents événements de créateurs (où, même si c’est à plus petite échelle, on retrouve des contraintes identiques : organisation, signalétique, mise en avant de ma boutique et de mes produits, accueil du public, communication, etc.).

Tout cela est ma tasse de thé (pardon pour le jeu de mot !) et me fait vibrer ! J’ai vraiment à coeur de me replonger dans cette activité. Organiser des petits événements (je travaille seule donc évidemment je ne peux pas mettre en place un gros événement seule) comme des inaugurations de boutiques, des lancements de produits, des dégustations, des petits événements liés à la vie d’une structure de petite taille, voilà ce que je peux proposer. Je peux également intégrer une équipe pour gérer la communication pendant que d’autres personnes s’occupent de l’organisation. Si vous souhaitez organiser un événement près de Clermont-Ferrand, n’hésitez pas à me contacter.

Photo de Glenn Carstens-Peters sur Unsplash

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